東京の事務所を移転する時にしておくべきこと

東京都で事務所の引越しを考えているなら忘れてはいけないことがあります。どこに引越すかも去ることながら、オフィスの契約解除の際には前もってオーナーなりビルの管理会社に解約予告というものをしなければなりません。通常解約希望する日よりも3カ月あるいは半年以上前から予告をすることが義務付けられています。現在契約しているオフィスに関して、解約や退去に関する項目を今一度確認してみるといいでしょう。そして移転先を見つけるにあたり、その目的や業務内容を踏まえて規模、立地などの条件を設定してやるべきことの優先順位から決めていくといいでしょう。まず立地面では取引先へのアクセスや社員の通勤時間、周囲の環境も考慮していきます。設備面では有効面積や室内形状、電気容量や電話回線と光通信、空調システムとその使用時間、駐車場の確保です。コスト面では賃料や預託金を吟味していきます。

関係官庁への届け出リストや注意点

東京の事務所の移転の際には各方面への届け出が必要になります。1法務局(本店移転登記は引越し後2週間以内にする)2税務局(異動届は新旧両方の管轄の税務署が必要で引越し後に届ける)3東京都税事務所(移動届けは引越し後届け出る)4社会保険事務所(事業所所在地変更届は引越し以前でも可能)5労働基準監督署(名称所在地変更届は引越し後10日以内)6職業安定所(雇用保険事業所変更届は引越し後10日以内)7郵便局(郵便物届出変更届は引越し前にする)などです。これらの手続きを抜かりなくやる他に、情報漏洩の問題も考えて管理しながらになりますから結構複雑で面倒です。忘れてはならないのが原状回復条件の確認です。オフィスを明け渡す場合に原状回復の条件とその方法についてオーナーやビル管理会社の確認をしたうえで、タイムスケジュールを組んでいかなければなりません。予定の日にちゃんと必要な作業ができるのかとても大事なことです。

手続き庶務関係や設備等に関して

各方面への手続きを進めていくとオフィス内の細かいものもリストを作る必要性が出てきます。1引越し見積依頼2電話回線の手続(NTT116に聞きましょう)3インターネット関連(プロバイダへの手続き)4設備機器(リース契約の場合はリース会社へ連絡する)5移転挨拶状の手配6社内印刷物の作成7預託金の返還時期の確認8取引業者への連絡などです。また、オフィス内の電気工事・内装工事・電話工事・LAN工事など様々な作業は自分たちでやるわけにはいかないので、各専門会社に依頼します。セキュリティ工事や空調・防災工事などが必要な場合もありますから、やることは沢山あります。同時進行になるのが、引越す先のオフィスのプランニングです。オフィス設計・プランニング・レイアウト・デザイン・内装デザイン・オフィス家具や什器設備の手配です。さらに契約においては各項目の段取りがあります。入居申込書や手付金に始まり契約書の作成、契約面積、賃貸起算日、支払い時期、支払い方法、改定時期、敷金、保証書、共益金、付加使用料、特別工事、原状回復そして解約となります。