東京の事務所を移転する時の注意点

東京の事務所を移転する際には、新しく選ぶ物件が快適に過ごせる環境を実現するためにもいくつかのポイントに注目して最適な物件を選びましょう。新しい物件を選ぶためにまず考えたいことは、新しいオフィスに求める条件とそれぞれの条件の優先順位です。その条件は新しいオフィスを必要とする理由によって明確に決めることができます。例えば、社員の人数が増えてオフィスにデスクや備品、設備などが足りなくなったという理由であれば、社員数に対応可能な広い環境を選ぶことが優先順位となります。また、オフィスにかかる賃貸料が大きすぎてコストを下げたいという理由であれば、今よりも費用が安い物件を優先的に選ぶ必要があります。こうした条件を明確にした上で、物件の情報を集めましょう。

オフィスの契約条件を確認しよう

東京の事務所の移転が決まったと同時に確認したいのが、現在使用しているオフィスの賃貸契約です。オフィスを契約する際には様々な条件や取り決めに納得した上で契約を結んだと思いますが、スムーズに次のオフィスを利用するためにも契約内容を今一度確認しておきましょう。オフィスの賃貸契約には解約予告期間、敷金・委託金の返却時期、原状回復条件などが記載されています。条件を確認しておかないと後に空家賃が発生する場合や、原状回復費用が高く取られてしまったというケースもありますので契約内容をしっかり理解することが大切です。原状回復にかかる費用はある程度目安を付けておくとともに、大家側が指定する業者があるのかなども確認しておくことで、できるだけ費用を抑えられるように手を回しておきましょう。

必要な手続きは漏れがないように

東京の事務所を移転させる際には、住居の引っ越しと同様に様々な手続きを行う必要があります。住所の変更にあたって必要となる手続きに慣れていない方は、頭を悩ませてしまうこともあるため十分に確認し、漏れがないように細心の注意を払いましょう。手続きは郵便局や税務署などの官公庁をはじめとして、取引先へ送る移転案内状も用意しなければなりません。こうした手続きの他にも、備品を運んだり通信設備の専門業者にも依頼する必要があるため利用する業者との契約も必要な手続きです。引っ越し業者、電話・ネット回線業者、内装業者など必要な専門業者を事前にピックアップしておくことでスムーズに新しいオフィスへ移動することが可能です。また、引っ越しが終わった後は業務に関するスケジュールの確認やビル関係者との打ち合わせなど、多くの対応に追われることを忘れずに迅速に対応することが大切です。